Kelompok Organisasi dan Peranan Individu

A.      KELOMPOK DALAM ORGANISASI

Peran kelompok dalam suatu organisasi

Pelibatan kelompok dalam suatu organisasi dapat dilakukan dengan mekanisme pembagian atas individu–individu agar membentuk suatu kumpulan yang mempunyai pola dan sistem kerja.
Suatu kelompok pada dasarnya adalah sekumpulan individu yang berada dalam suatu organisasi dimana para anggotanya saling mempunyai ketergantungan satu sama lain dalam melaksanakan suatu kinerja secara berstruktur.
Organisasi lebih mengutamakan atas pencapaian tujuan dasar yang lebih mengedepankan kepada hasil yang ingin dicapai. Suatu kinerja kelompok akan lebih efisien ketika di letakkan di ruang lingkup organisasi karena suatu tujuan akan lebih cepat tercapai jika didalam pengelolaannya dikerjakan secara berstruktur atau berkelompok.

Peran individu dalam suatu organisasi

Pelibatan dan partisipasi anggota {individu} dalam organisasi menjadi lebih penting ketika organisasi tersebut memulai suatu fungsi karena tanpa keterlibatanya kegunaan atau fungsional organisasi tersebut tidak akan berjalan sebagaimana mestinya.
Keterlibatan dan partisipasi juga cenderung menghasilkan suatu kinerja, pola kegiatan serta hasil dari keterlibatan seluruh unsur manusia dalam organisasi akan menghasilkan suatu fungsi dalam organisasi.
Masing–masing dari individu tersebut di dalam suatu organisasi mempunyai peran yang beragam dan mempunyai keterikatan terhadap suatu wadah, yaitu organisasi. Individu merupakan komponen vital dalam suatu organisasi tetapi tidak efisien jika “individu” ingin mencapai suatu tujuan dasar organisasi. Karena individu tidak mempunyai struktur dan sistem untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

B. JENIS KELMPOK

Organisasi Formal

Organisasi formal ini merupakan organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara tegas disusun. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran . Tujuan organisasi ini akan menentukan struktur organisasinya. Jadi, struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan seluruh kegiatan-kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi , hubungan antar fungsi-fungsi, serta wewenang dan tanggung jawabnya.

Kelompok Kerja Formal di organisasi

Organisasi mempunyai beberapa tipe utama kelompok kerja formal,yaitu:
>Kesatuan tugas khusus (special task forces) : Kesatuan tugas khusus atau tim, dibentuk untuk menangani suatu masalah atau tugas khusus. Kesatuan ini keberadaannya hanya sampai tugas diselesaikan atau masalah terpecahkan. Kesatuan tugas biasanya dibentuk untuk menangani masalah – masalah dan tugas –tugas yang kompleks dan melibatkan beberapa satuan kerja organisasi yang meliputi para wakil dari suatu organisasi, ditambah para ahli yang secara teknis diperlukan untuk menangani masalah atau tugas.
>Panitia : Panitia tetap (standing committess ) dan panitia Ad hoc. Panitia tetap ( dikenal sebagai panitia sruktural ) adalah bagian tetap dari struktur suatu organisasi yang dibentuk untuk menangani tugas yang terus-menerus ada dalam organisasi seperti panitia anggaran, panitia pengembangan, produk baru, panitia pembelian, dsb. Panitia ini biasanya membuat rekomendasi formal kepada menejer tingkat atas atau mempunyai wewenang untuk membuat keputusan sendiri bagi suatu kegiatan organisasi yang terbatas. Panitia Ad Hoc mempunyai fungsi yang serupa dengan panitia tetap, hanya tidak bersifat tetap. Tujuan dibentuknya panitia manajemen adalah untuk mengkoordinasikan dan mempertukarkan informasi, memberi saran manajemen, puncak atau bahkan membuat keputusan sendiri.

>Dewan atau Komisi

Organisasi Informal

Organisasi informal memainkan penting dalam dinamika perilaku organisasi. Organisasi informal berdiri di atas struktur yang tidak jelas, fleksibel, sukar didefinisakan, anggotanya sulit ditentukan, dan pola hubungan di antara para anggotanya tanpa tujuan yang khusus. Kelompok – kelompok informal muncul tak terhindarkan kapan saja orang-orang bergabung bersama dan berinteraksi kapan saja orang-orang bergabung bersama dan berinteraksi dalam pengelompokkan-pengelompokkan sosial.
Alasan utama terbentuknya organisasi informal adalah untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan manusiawi yang tidak sepenuhnya dapat dipuaskan oleh organisasi formal, seperti pengenalan diri, pengetahuan tentang perilaku yang diterima, perhatian, pelestarian nilai-nilai budaya, bantuan dalam pencapaian tujuan, kesempatan berpengaruh dan berkreasi, dan kebutuhan akan informasi serta berkomunikasi.dalam pengelompokkan-pengelompokkan sosial.

Kebutuhan-kebutuhan yang mendasari terbentuknya organisasi informal :
Kebutuhan sosial
Orang membutuhkan lebih dari sekedar komunikasi yang bersifat formal berdasarkan struktur dalam organisasi formal. Orang butuh lebih dari itu untuk memenuhi kebutuhannya sosialnya.
Pengetahuan perilaku yang dapat diterima
Melalui organisasi informal, orang akan mendapatkan pengetahuan-pengetahuan tentang berbagai perilaku yang dapat diterima di lingkungan organisasi. Hal tersebut tentu saja tidak mungkin disampaikan dalam organisasi formal.
Perhatian / simpati
Membangun perhatian atau simpati dapat pula dilakukan melalui organisasi informal,karena disini orang melakukan proses sosialisasi tanpa adanya batas atau tanpa melihat posisi dalam organisasi formalnya.
Bantuan dalam pencapaian tujuan
Organisasi informal juga membantu organisasi formal dalam mencapai tujuannya, melalui bentuk komunikasi untuk mempermudah anggota organisasi lebih paham tanpa melalui saluran-saluran yang resmi.
Kesempatan berpengaruh dan berkreasi
Melalui organisasi informal seseorang diberi kebebasan untuk berkreasi dan mempengaruhi orang lain sesuatu yang mungkin tidak pernah terjadi ( karena posisi yang dimilikinya ) dalam organisasi formalnya.
Pelestarian nilai-nilai budaya
Secara sadar atau tidak sadar, organisasi informal turut melestarikan dan mensuburkan nilai-nilai budaya yang dimiliki organisasi. Walaupun secara formal budaya ini juga disampaikan dan dikembangkan pada seluruh anggota organisasi. Komunikasi dan informasi
Kebutuhan terakhir yang mendasari organisasi informal adalah kebutuhan akan komunikasi dan informasi. Terutama komunikasi dan informasi yang tidak bisa disampaikan atau tertutup melalui organisasi formal.

(http://blognya-intan.blogspot.com/2012/04/kelompok-dalam-organisasi.html) (24-4-12 1:26 AM)

C. PENGALAMAN DALAM KELOMPOK

Sebuah kelompok itu harus memiliki kerjasama yang baik untuk menghasilkan hasil yang baik. Tapi sering kali terjadi dalamsuatu kelompok itu hanya beberapa dari anggota tersebut yang aktif mengerjakan tugas kelompok tersebut. Sedangkan kelompok yang baik adalah kelompok yang saling memberi solusi satu sama lain terhadap permasalahan yang ada di dalam tugas kelompok tersebut, dan semua harus bekerja sama tidak hanya ‘menumpangkan’ nama di dalam kelompok tersebut.

Sumber:

http://astrigustiningtyass.blogspot.com/2012/04/kelompok-dalam-organisasi.html

Read More

Pengambilan Keputusan dalam Organisasi

Teori

Keputusan dapat dijelaskan sebagai hasil pemecahan masalah, selain itu juga harus didasari atas logika dan pertimbangan, penetapan alternatif terbaik, serta harus mendekati tujuan yang telah ditetapkan. Seorang pengambil keputusan haruslah memperhatikan hal-hal seperti; logika, realita, rasional, dan pragmatis.

Definisi

Secara umum pengertian teori pengembilan keputusan adalah, teknik pendekatan yang digunakan dalam proses pengambilan keputusan atau proses memilih tindakan sebagai cara pemecahan masalah.

Tujuan Pengambilan Keputusan

Tujuan yang bersifat tunggal (hanya satu masalah dan tidak berkaitan dengan masalah lain)

Tujuan yang bersifat ganda (masalah saling berkaitan, dapat bersifat kontradiktif ataupun tidak kontradiktif)

Sistem Pengambilan Keputusan

Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka.

• sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:

a. Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing masing.

b. Memiliki metode yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.

c. Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan/kegunaan.

• sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagian berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Dibandingkan dengan ketiga anggapan model tertutup, model keputusan terbuka menganggap bahwa pengambilan keputusan:

a. Tidak mengetahui semua alternatif dan semua hasil.

b. Melakukan pencarian secara terbatas untuk menemukan beberapa alternatif yang memuaskan.

c. Mengambil suatu keputusan yang memuaskan tingkat aspirasinya.

 Jenis Keputusan

• Keputusan terprogram, adalah suatu keputusan yang berkaitan dengan permasalahan permasalahan sebelumnya. keputusan-keputusan tersebut sering diambil dikarenakan rutinitas terhadap permasalahan yang sering muncul tersebut. dengan kata lain, keputusan terprogram telah memiliki prosedur tersendiri yang telah pasti dalam menangani permasalahan yang muncul.

• Keputusan tidak terprogram, adalah suatu keputusan yang diambil berdasarkan permasalahan permasalahan baru. keputusan ini bersifat baru dan cenderung tidak memiliki prosedur yang tetap seperti di keputusan terprogram. hal ini dikarenakan permasalahan permasalahan yang timbul pun sifatnya khusus, rumit dan tidak terstruktur.

Contoh kasus : suatu organisasi/perusahaan diberikan kepercayaan untuk menjalankan suatu project di luar kota. Dan diputuskan project berjalan selama satu bulan. Dan ternyata saat project sedang berjalan di tengah-tengah proses, terjadi permasalahan kekurangan personil untuk mengatasi project tersebut dan dikhawatirkan project tidak akan selesai pada tenggat waktu yang telah ditentukan dan waktunya semakin mepet, maka untuk memperlancar project tersebut pimpinan dapat memutuskan untuk menambahkan personilnya untuk memperlancar project tersebut walaupun akan ada pengeluaran tambahan untuk pengiriman personil tersebut bagi organisasi tersebut.

Contoh di atas adalah salah satu contoh dimana pimpinan dapat saja mengambil keputusan tanpa didiskusikan terlebih darhulu karena alasan kepentingan yang mendesak, apabila menggunakan perkiraan ahli, kewenangan setelah diskusi, ataupun kesepakatan maka akan memerlukan banyak waktu untuk membuat keputusan.

 Sumber:

http://riend88.wordpress.com/2010/12/05/metode-pengambilan-keputusan-dalam-organisasi/

repository.binus.ac.id/content/D0114/D011468169.ppt

http://kikifirmansyah.blog.upi.edu/2010/01/23/sekilas-mengenai-sistem-pendukung-keputusan/

Read More

PERBEDAAN KEKUASAAN & WEWENANG

Kekuasaan mempunyai peranan yang dapat menentukan nasib berjuta-juta manusia. Olehkarena itu, kekuasaan (power) sangat menarik perhatian para ahli ilmu pengetahuan kemasyarakatan.Adanya wewenang maupun kekuasaan merupakan suatu pengaruh yang nyata atau potensial. Mengenai pengaruh tersebut, lazimnya diadakan perbedaan, sebagai berikut:

1) Pengaruh bebas yang didasarkan pada komunikasi dan bersifat persuasif.

2) Pengaruh tergantung atau tidak bebas menjadi aktifny.

a) Pihak yang berpengaruh membantu pihak yang dipengaruhi untuk mencapai tujuannya.

b) Pihak yang berpengaruh mempunyai pengaruh di dalam kemampuan.

HAKIKAT  KEKUASAAN  DAN SUMBERNYA

Max Weber mengatakan, kekuasaan adalah kesempatan seseorang atau sekelompok orang untuk menyadarkan masyarakat akan kemauan-kemauan sendiri, dengan sekaligus menerapkannya terhadap tindakan-tindakan perlawanan dari orang-orang atau golongan-golongan tertentu

UNSUR-UNSUR SALURAN  KEKUASAAN DAN DIMENSINYA

Kekuasaan yang dapat dijumpai pada interaksi sosial antara manusia maupun antara kelompok mempunyai beberapa unsur pokok, yaitu:

1) Rasa takut

2) Rasa cinta

3) Kepercayaan

4) Pemujaan

Apabila dilihat dalam masyarakat, maka kekuasaan di dalam pelaksanaannya melalui saluran-saluran, sebagai berikut:

1) Saluran Militer

2) Saluran Ekonomi

3) Saluran Politik 

4) Saluran Tradisional

5) Saluran Idiologi

CARA  MEMPERTAHANKAN  KEKUASAAN

1) Dengan jalan menghilangkan segenap peraturan-peraturan lama, terutama dalam bidang politik 

2) Mengadakan sistem-sistem kepercayaan (belief-systems) yang akan dapat memperkokoh kedudukan penguasa atau golongannya.

3) Pelaksanaan adminitrasi dan birokrasi yang baik

 

4) Mengadakan konsolidasi horizontal dan vertikal.

kekuasaan dan wewenang

KEKUASAAN

Unsur-unsur kekuasaan:

1. Wewenang adalah kekuasaan yang syah untuk melaksanakan peranan sesuai dengan jabatan untuk mewujudkan harapan-harapan selaras dengan budaya komunitas. Wewenang merupakan wahana untuk memasyarakatkan nilai-nilai dan norma-norma dalam budaya dari suatu komunitas. Contoh kasus: Seorang bos yang memiliki wewenang untuk menyuruh anak buahnya untuk melaksanakan tugas dengan sangat baik.

2. paksaan (coercive) berdasar atas rasa takut. Kekuasaan yang bertipe paksaanini, lebih memusatkan pandangan kemampuan untuk memberi hukuman kepada orang lain. Misalnya penggunaan kekerasan fisik dan benturan senjata. Gaya kepemimpinan yang cocok adalah dengan pemberian intruksi terhadap pengikut ditingkat kematangan yang rendah. Contoh kasus: Seorang preman dipasar yang meminta jatah uang harian kepada para pedagang kaki lima, dan jika kemauannya tidak diturutin maka dagangannya akan dihancurkan.

3. Manipulatif adalah unsur kekuasaan untuk mempengaruhi orang lain dengan cara yang licik.Model manipulatif ini melihat manusia sebagai obyek dari pengaruh mereka, dan bahwa manusia adalah sistem yang kompleks dengan kebutuhan-kebutuhan akan kasih sayang. Manipulasi juga dapat didefinisikan sebagai suatu bentuk kekuasaan yang perlu dipertanyakan dan bersifat merendahkan diri. Contoh kasus: Seorang pedagang ayam goreng (fried Chicken) siap saji, yang ingin merauk keuntungan sebanyak-banyaknya dengan cara mencampurkan ayam segar dengan ayam yang sudah mati (ayam bangkai), untuk dijadikan ayam goreng tersebut.

4. Kerjasama adalah proses mempengaruhi perilakunya yaitu dengan cara pembagian tugas yang akan dipersentasi. Kerjasama itu proses mempengaruhi perilaku yang tanpa wewenang dan juga tanpa paksaan , tekanan, dan ancaman.Contoh kasus: Pemerintahan Daerah Kabupaten Bekasi yang ingin mengadakan Pameran Bekasi (Bekasi Expo), dia bekerjasama dengan Event Organizer (EO) yang melaksanakan acara tersebut guna mendapatkan acara yang sukses, dan mendapatkan keuntungan bersama.

5. Prestasi Kerja disebut juga sebagai kinerja atau dalam bahasa Inggris disebut dengan performance. Pada prinsipnya, ada istilah lain yang lebih menggambarkan pada “prestasi” dalam bahasa Inggris yaitu kata “achievement”. Tetapi karena kata tersebut berasal dari kata “to achieve” yang berarti “mencapai”. Contoh kasus: Seorang pegawai di salah satu perusahaan swasta yang bekerja dengan sangat baik, sehingga dia mendapatkan bonus dari perusahaan tyersebut..

 

kekuasaan dan wewenang besertaimplikasinya

PENGERTIAN KEKUASAAN

Kekuasaan merupakan unsur penting dalam kehidupan masyarakat karena peranannya dapat menentukan nasib berjuta-juta orang. Kekuasaan senatiasa ada dalam masyarakat, baik masih sederhana maupun masyarakat besar dan kompleks. Adapun keberadaan kekuasaan tergantung pada sifat hubungan antara yang berkuasa dan yang terpaksa.Sosiologis mengakui adanya unsur kekuasaan sebagai bagian penolong dalam kehidupan masyarakat. Sosiologis tidak menilai baik dan buruknya kekuasaan karena ukurannya dari kegunaan untuk mencapai suatu tujuan yang telah di tentukan oleh masyarakat. Kekuasaan merupakan kemampuan seseorang mempengaruhi orang lain sesuai dengan kehendaknya. Bila kekuasaan itu melembaga dan di akui masyarakatnya, disebut wewenang. Kekuasaan mempunyai aneka bentuk serta sumber yang berbeda- beda misalnya hak milik kebendaan, kedudukan sosial, birokrasi dan intelektualitas.Adapun unsur pokok yang mendasari keberadaan kekuasaan ialah rasa takut, rasa cinta,kepercayaan dan pemujaan atau sugesti. Keempat unsur ini senantiasa dimanfaatkan penguasa dalam menjalankan kekuasaannya. Saluran pelaksanaan kekuasaan dapat berupa : Saluran militer tujuan utamanya adalah untuk menimbulkan rasa takut dalam diri masyarakat,sehingga mereka tunduk pada kemauan penguasa. Untuk itu, dalam organisasi militernya sering di bentuk pasukan khusus, dinas rahasia, dan satuan pengaman kerusuhan. Saluran ekonomi pengusaha berusaha menguasai segala jaringan ekonomi,sehingga penguasa dapat menyalurkan perintah-perintahnya melaui berbagai peraturan perekonomian, baik masalah modal, buruh,ekspor impor dan sebaginya. Saluran politik  penguasa sengaja membuat berbagai peratuaran yang harus ditaati masyarakat agar berbagai perintahnya berjalan lancar. Untuk itu sengaja di angkat para pejabat yang loyal. Saluran tradisi penguasa mempelajari dan memanfaatkan tradisi yang berlaku dlm masyarakat guna kelancaran pemerintah. Saluran ideologi penguasa mengemukakan serangkaian ajaran dan doktrin hingga menjadi ideologi bangsa sekaligus menjadi dasar pembenaran segala sikap dan tindakannya selaku penguasa. Saluran lainnya berupa pers, kebudayaan, keagamaan dan sebagainya. Saluran mana yang paling efektif sangat tergantung pada struktur masyarakat yang bersangkutan.

B. Cara mempertahankan Kekuasaan

Cara-cara yang dilakukan dalam mempertahankan kekuasaan adalah : Dengan cara menghilangkan segenap peraturan yang lama, terutama di bidang politik yang merugikan kedudukan penguasa baru. Peraturan itu di ganti dengan yang baru yang lebih menguntungkan penguasa baru. Mengadakan sistem kepercayan yang akan memperkokoh kedudukan penguasa atau golongannya. Sistem kepercayaan tersebut meliputi agama, ideologi dan sebgainya.

 

Pelaksanaan administrasi dan birokrasi yang baik dan mengadakan konsolidasi kekuasaan secara horizontal dan vertikal. Bentuk-bentuk Pelapisan Kekuasaan Menururt Mac Iver dapat di jumpai tiga pola umum dari sistem pelapisan kekuasaan atau piramida kekuasaan, yaitu sebagai berikut

Sistem pelapisan kekuasaan dengan garis-garis pemisahan yang tegas dan kaku.Biasanya di jumpai dalam masyarakat yang berkasta, dimana garis pemisah tak mungkin ditembus. Pada puncak piramida di atas duduk raja, berikut bangsawan , orang pekerja pemerintahan,tukang-tukang dan pelayan-pelayan, petani dan buruh, serta pada level bawah budak-budak Tipe kedua adalah tipe oligrakis yang masih memiliki garis pemisahan yang tegas, namun terbuka kesempatan bagi warga biasa untuk memperoleh kekuasaan tertentuTipe demokratis adalah tipe yang memunjukkan kenyataan akan adanya garis-garis pemisah yang sangat terbuka, dengan di tentukan oleh kemampuan dan faktor keberuntungan berikut gambaran perbandingan antara masyarakat praindustri, industri, dan pascaindustri.

TIPE PRAINDUSTRI INDUSTRI PASCA INDUSTRI

Sumber Tanah Industri/pabrik Pengetahuan Pusat sosial Pertanian, perkebunan Business, perusahaan Universitas, pusat penelitian Tokoh dominan Pemilik tanah, kalangan militer Kalangan business Ilmuwan, peneliti. Sarana berkuasa Penguasaan kekuatan Pengaruh tak langsung terhadap politik Keseimbangan kekuatan politik, ilmiah, hak asasi Basis kelas Harta, Kekuatan militer Harga,politik, Keterampilan teknis, organisasi, politik Cara Kewarisan, konviskasi Kewarisan, magang,Pendidikan , mobilisasi.

Kekuasaan secara umum dalam politik di artikan sebagai kemampuan menggunakan sumber-sumber pengaruh yang dimiliki untuk mempengaruhi perilaku pihak lain sesuai dengan kehendak yang mempengaruhi. Sumber kekuasaan ialah sarana paksaan fisik, kekayaan dan harta benda( ekonomi), normatif, jabatan, keahlian, informasi, status sosial, popularitas pribadi, dan massa yang terorganisasi. Distribusi kekuasaan Ilmuwan politik biasanya menggambarkan distribusi kekuasaan dalam tiga model, yaitu sebagai berikut :

1. model elit yang memerintah , yang melukiskan kekuasaan sebagai yang di miliki oleh kelompok kecil orang

2. model pluralis, menggambarkan kekuasaan sebagai yang di miliki oleh kelompok social dalam masyarakat dan berbagai lembaga dalam pemerintahan.

3. model populis, melukiskan kekuasaan sebagai di pegang oleh setiap individu warga Negara atau rakyat secara kolektif 

B. WEWENANG

Wewenang adalah kekuasaan namun kekuasaan tidak terlalu berupa kewenangan. Kewenangan merupakan kekuasaan yang memiliki keabsahan ( legitime power ), sedangkan kekuasaan tidak selalu memiliki keabsahan. Apabila kekuasaan politik di rumuskan sebagai kemampuan menggunakan sumber-sumber untuk mempengaruhi proses pembuatan dan pelaksanaan keputusan politk, maka kewenangan merupakan hak moral sesuai dengan nilai-nilai dan norma

masyarakat, termasuk peraturan perundang-undangan. Wewenang merupakan hak berkuasa yang di tetapkan dalam struktur organisasi sosial guna melaksanakan kebijakan yang di perlukan. Dalam hal ini wewenang ada 3 macam, yaitu sebagai berikut :

wewenang kharismatik, merupakan wewenang yang dimiliki oleh seseorang karena charisma kepribadiannya.

Wewenang tradisional, merupakan wewenang yang bersumber dari tradisi masyarakatnya yang berbentuk kerajaan.

Wewenang rasional,merupakan wewenang yang berlandaskan sistem yang berlaku Untuk menjamin pelaksanaan wewenang diperlukan sistem penghubung antara pemimpin dengan warga yang dipimpinnya. Alat penghubung yang teratur itu di sebut birokrasi. Birokrasi adalah organisasi yang bersifat hirarkis (bertingkat-tingkat) secara rasional. Tujuan birokrasi adalah agar pelaksanaan kekuasaan secara administratif menjadi lancar sesuai dengan kehendak pemimpin atau warga masyarakat. Pembagian kekuasaan yang hirarkis adalah urutan vertikal dari kepala, wakil sekretaris, pembantu utama dan seterusnya. Ciri-ciri birokrasi dan cara terlaksananya adalah sebagai berikut.

a. adanya ketentuan yang tegas dan resmi mengenai kewenangan yang didasarkan kepada peraturan umum, yaitu ketentuan hukum dan adminsitrasi.

 b. prinsip pertingkatan dan derajat wewenang merupakan sistem yang tegas perihal hubungan atasan dengan bawahan, di mana terdapat pengawasan terhadap bawahan oleh atasannya.

c. Ketatalaksanaan suatu birokrasi yang modern di dasarkan pada dokumen-dokumen tertulis yang disusun dan di pelihara aslinya atau salinannya

d. Pelaksanaan birokrasi dalam bidang tertentu memerlukan latihan dan keahlian yang khusus dari para petugas.

e. Bila birokrasi telah berkembang dengan penuh, maka kegiatannya-kegiatannya meminta kemampuan bekerja yang maksimal dari pelaksana- pelaksananya.

Berikut ada unsur-unsur birokrasi yaitu

organisasi,

pengerahan tenaga,

sifatnya teratur,

bersifat terus-menerus,

dan mencapai tujuan.

Read More

PERANAN STAF DALAM ORGANISASI

Staff adalah personil yang membantu atasan (pimpinan) mereka dalam melaksanakan tugas yang diberikan.

 PERANAN STAF

Telah dikemukakan bahwa dalam organisasi bentuk lini dan staff ada dua kelompok tenaga kerja. Kelompok pertama adalah mereka yang tugas utamanya bersifat menterjemahkan tugas pokok menjadi aktivitas, sedang di pihak lain terdapat mereka yang tugasnya melakukan kegiatan-kegiatan penunjang demi lancarnya roda organisasi dan mekanisme kerjasama yang harmonis, baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Kedua kelompok ini mempunyai peranan penting dalam merealisasi tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

            Sepintas lalu kelihatan seolah-olah karyawan lini lebih penting karena tugas meraka yang utama melaksanakan aktivitas penting untuk merealisasi tujuan. Malah dianggap kadang-kadang bahwa tanpa karyawan staff tujuan dapat juga direalisasi. Pandangan ini terutama dalam organisasi modern kurang tepat, walaupun sifat aktivitas karyawan staff sebagai penunjang kegiatan yang dilakukan olah karyawan lini, akan tetapi peranan mereka dalam menciptakan efektivitas dan efisiensi sangat penting. Dengan bantuan karyawan staff organisasi dapat mendayagunakan resources yang dimiliki perusahaan secara optimum, karena mereka dapat melihat berbagai kemungkinan, pendidikan dan pengalaman mereka memungkinkan memilih kesempatan yang terbaik.

FUNGSI GARIS & STAF

1. Dengan makin berkembangnya perusahaan kekompleksan fungsi yang perlu untuk pelaksanaan tugas berkembang lebih cepat sehingga manajemen perlu bantuan melalui spesialisasi yang disebut staf.
2. Penciptaan fungsi staf atau fungsi sekunder ini dengan mendiferensiasikan kegiatan ke luar dari rantai komando.
3. Fungsi staf membantu dan memperlancar kerja fungsi garis.
4. Agar fungsi staf bermanfaat harus jelas fungsinya, dibatasi jumlahnya, tugas pimpinan memang meningkat, staf diberi informasi yang diperlukan, dimintai nasihat, didorong berinisiatif.

MACAM-MACAM STAF

• Staf Penasihat

       Dibentuk untuk memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada seorang manajer. Staf penasihat juga memberikan saran-saran kepada pimpinan terhadap semua bidang yang menjadi tugas dan tanggung jawab pimpinan. Apabila diperlukan Manajer dapat menunjuk atau mengangkat staf penasihat dalam bidang perencanaan, pengorganisasian, pemberian motivasi, pengawasan, dan pengambilan keputusan.

Agar saran-saran yang diberikan kepada pimpinan merupakan saran yang sudah matang, obyektif dan telah diuji serta diteliti kebenarannya, maka saran-saran itu harus digarap melalui suatu proses. Proses pemberian saran tersebut melalui kegiatan sebagai berikut :

1. Pengumpulan data dapat dilakukan dengan mengadakan penelitian atau riset.
2. Mengadakan analisis fakta-fakta, informasi-informasi yang diterima.
3. Mengadakan evaluasi atau penilaian.
4. Membuat berbagai alternatif atau kemungkinan.
5. Mengadakan pemilihan dari berbagai kemungkinan yang dianggap paling baik.
6. Membuat kesimpulan.
7. Merumuskan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan dalam suatu bentuk tertentu sehingga mudah dan cepat dipahami oleh pimpinan.

• Staf Pelayanan ( Staf Specialis )

       Yaitu membantu pimpinan dalam melancarkan tugas-tugas organisasi, dalam memberikan pelayanan untuk seluruh lini dan unsur organisasi. Fungsi utama staf pelayanan adalah memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya dalam bentuk kegiatan-kegiatan operasional, bukan memberikan saran atau pertimbangan

Tugas-tugas yang dapat diberikan kapada karyawan staff antara lain adalah sebagai berikut :

• Mengumpulkan data (fakta)
• Menginterpretasikan data (fakta)
• Mengusulkan alternatif tindakan
• Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai hak dan memperoleh kesepakatan mereka atau memperoleh alasan mengapa rencana tersebut ditolak.
• Mempersiapkan instruksi-instruksi tertulis dan dokumon-dokumen lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi dari rencana yang telah ditetapkan.
• Mengamati kegiatan-kegiatan operasional dan kondisi-kondisi yang dihadapi untuk rnengadakan apakah instruksi-instruksi telah dijalankan dengan baik dan apakah instruksi tersebut menghambat atau mempelancar proses pencapaian tujuan.
• Mengusahakan pertukaran informasi antara para petugas-petugas operasional mengenai pelaksanaan untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi.
• Memberikan informasi dan nasihat kepada petugas-petugas oporasional mengenai pelaksanaan tugas-tugas yang telah didelegasikan kepada mereka.

Dari peranan staff diatas dapat diketahui bahwa staff adalah hal yang diinginkan apabila :

• Keterbatasan kemampuan pimpinan untuk melaksanakan tugas-tugas secara baik. Keterbatasan ini melingkupi ketarbatasan waktu, energi, pengetahuan, perhatian, pandangan dan sebagainya.
• Tugas-tugas yang harus dijalankan belum dapat didelagasikan kepada bawahan, dapat disebabkan: (1) bawahan belum mempunyai kemampuan (2) secara efektif dan efisien lebih tepat wewenang tersebut diberikan kepada spesialist.

sumber :

http://cokroaminoto.blogetery.com/2010/03/11/kepemimpinan-dalam-organisasi-6/

http://massofa.wordpress.com/2008/02/05/organisasi-dan-perusahaan/

http://viyan.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/15113/2_WEWENANG,+DELEGASI+DAN+DESENTRALISASI.pdf

http://www.ut.ac.id/html/suplemen/ekma4333/1.3.htm

Read More